Una completa app de anotación de PDF es una práctica herramienta en un mundo digital

Por Geri L. Dreiling, Abogada, y Enrique Serrano.

Análisis de la App PDF Expert

Trabajar en una oficina completamente digital, que funcione sin nada de papel, es un desafío considerable. Sin embargo, reducir la cantidad de documentos impresos en favor de documentos digitales no es algo opcional: es algo que ya está sucediendo. Hace diez años, los despachos de abogados hubieran sido totalmente incapaces de imaginar que las pilas de papeles y los montones de carpetas podrían ser reemplazados algún día. Pero a día de hoy, el hecho es que cada vez recibimos más y más información en formato digital.

Este escenario viene acompañado de nuevos retos, y el desorden digital amenaza con reemplazar el problema de archivar y ordenar documentos impresos. Las tan anunciadas ventajas de disponer de información en formato digital — facilidad para almacenar, encontrar y compartir información — pueden ser rápidamente sustituidas por inconvenientes mayores si los archivos escapan de su control.

Probablemente ya haya experimentado una situación similar a la siguiente: le envían un documento con información importante relacionada con uno de sus casos, solo que en vez de enviárselo impreso en papel, se lo hacen llegar en formado digital como un Portable Document File (documento PDF). Lo más probable es que tenga que revisar ese archivo y compartir sus impresiones con su equipo. Los PDFs son una forma muy práctica de almacenar y leer información de forma digital, aunque seguro que el lector de PDFs por defecto que tenga disponible en su equipo no le permitirá modificar el documento o escribir en él.

Cuando todavía éramos algo novatos manejando las nuevas tecnologías, seguíamos enfoques menos eficientes para ocuparnos de estas situaciones: bien escribíamos un email, bien creábamos un nuevo documento en Microsoft Word, donde podríamos incluir todas las notas adicionales que quisiéramos. Y luego sólo teníamos que enviar por email el archivo PDF original, más el otro archivo con nuestras notas. ¿El resultado? Una duplicación ineficiente de la cantidad de archivos a los que tendríamos que seguir la pista, un listado interminable de email, y la imposibilidad de leer simultáneamente y en contexto sus notas y comentarios a la vez que el texto original al que se refieren.

Afortunadamente, PDF Expert ofrece una práctica alternativa a ese escenario poblado de anotaciones inconexas y de archivos digitales sueltos.

PDF Expert para iPad

En este análisis probamos la app de PDF Expert para iPad, disponible en el iTunes store por unos $9,99 USD. También existe una versión para iPhone, pero consideramos que la versión de iPad sería más adecuada para uso profesional por su mayor capacidad de proceso y, en especial, por su mayor pantalla.

Como sucede con otras apps que permiten anotar PDFs, es sorprendente lo bien que PDF Expert encaja en la rutina diaria de un despacho de abogados, haciendo que revisar documentos resulte mucho más sencillo, y permitiendo a la vez aprovechar la flexibilidad, comodidad y facilidad de transporte del iPad. Además, nos pareció que el conjunto de herramientas incluidas dentro de PDF Expert era de lo más completo y sencillo de utilizar, siendo una herramienta que tener en cuenta como parte de su colección de apps. He aquí cómo utilizamos PDF expert para mejorar la productividad en nuestro trabajo.

Escribir anotaciones en sus documentos con PDF Expert

La utilidad principal de PDF Expert radica en sus capacidades de anotación de documentos. Las herramientas que PDF expert pone a su disposición permiten resaltar, subrayar, tachar, incluir notas desplegables, líneas, flechas, recuadros, elipses, sellos personalizables, notas de texto con formato y anotaciones manuscritas de estilo libre.

herramientas de anotación

Merece la pena destacar que toda anotación añadida al documento sigue siendo editable, pudiendo ajustar su posición, color y tamaño en cualquier momento, lo que permite crear un primer boceto rápido que posteriormente puede pulirse antes de ser compartido con sus compañeros de trabajo.

La intuitiva interfaz de la aplicación es lo que la hace especialmente fácil de usar. Mediante el procedimiento de selección de texto que funciona por defecto con tantas otras aplicaciones del iPad (tocar y arrastrar), se hace aparecer un menú contextual, el cual muestra todas las acciones que se pueden aplicar al texto actualmente seleccionado. En la práctica, es una técnica que permite trabajar de forma rápida y precisa anotando sus documentos.

Menú contextual de selección

También es posible resaltar texto usando la herramienta rotulador, sin más que dibujar una línea con su dedo o con su lápiz táctil. Esta herramienta de subrayado a mano alzada resulta especialmente práctica en los documentos PDF en que los textos son capturados como imágenes, por lo que el reconocimiento de letras y palabras no está disponible, lo cual hace imposible la selección automática de bloques de texto.

Un inconveniente presente en algunas aplicaciones de anotación de PDFs es que el resaltador de textos que se aplica de forma manual realmente sobreescribe el texto original con un trazo de color, lo que dificulta la lectura del texto así marcado. Sin embargo, hay una forma de solucionar esto en PDF Expert, ya que permite ajustar no sólo el color del trazo, sino también su opacidad. Por ello es recomendable utilizar un bajo nivel de transparencia cuando se resalten textos de forma manual.

No importa si utiliza la aplicación para revisar un caso, corregir un documento, estudiar un libro o trazar un plan de acción con sus compañeros de trabajo: hay herramientas más que suficientes para cubrir todas sus necesidades, y lo más probable es que se acostumbre a usar unas pocas de esas herramientas, que se convertirán en sus opciones favoritas a la hora de anotar documentos.

Cómo encontrar información rápidamente en un mundo que funciona sin papel

La capacidad de obtener la información deseada tan rápido como sea posible es una de las tan aclamadas ventajas de una oficina que funcione de forma completamente digital, sin papel. Pero lo cierto es que, en la práctica, navegar a través de un montón de información en formato digital, o a través de una larga lista de archivos informáticos, puede ser una tarea bastante larga y tediosa. Por suerte, PDF Expert incluye algunas herramientas que ayudan a encontrar la información buscada dentro de sus documentos, o incluso el documento buscado dentro de su iPad.

Usar PDF Expert para encontrar información dentro de un documento

buscar en PDF

En nuestro análisis de esta app, nos dimos cuenta de que resultaba extremadamente sencillo llegar al lugar deseado del documento, de varias formas distintas:

  • Buscando un texto concreto dentro del documento.
  • Yendo a marcadores de página definidos de forma manual por el usuario.
  • Saltando a la siguiente anotación que se añadió al documento original.
  • Navegando el árbol jerárquico del documento, estructurado de acuerdo a sus títulos, subtítulos y otros titulares y encabezamientos anidados.
Estructura del documento Marcadores de página

PDF Expert definitivamente le ayuda a navegar sus documentos PDF anotados, facilitando que encuentre la información buscada de la forma más rápida posible.

PDF Expert simplifica la organización de sus archivos digitales

La experiencia nos ha enseñado que una parte considerable del tiempo que invertimos trabajando con archivos es en realidad utilizado en intentar encontrar el archivo adecuado, así como guardarlo en una ubicación apropiada, para que sea fácil encontrarlo la próxima vez que se necesite. Y precisamente, el sistema de archivos poco convencional del iPad no suele facilitar este proceso para la mayor parte de sus usuarios.

Sin embargo, fue un alivio comprobar que la organización de los documentos es uno de los puntos mejor cuidados de PDF Expert. Una vista bien presentada de sus documentos, con funciones de búsqueda de archivos, reorganización mediante arrastrar y soltar, y almacenamiento de archivos dentro de carpetas, permite agrupar documentos relacionados y ojear los documentos disponibles de un vistazo.

organizar documentos en carpetas

Otra función muy práctica de la app es su botón de acceso directo a los archivos usados recientemente, que permite abrirlos con un par de pulsaciones.

abrir archivos recientes

Importar los documentos elegidos en la app de PDF Expert es un proceso sencillo. Por una parte, el email sigue siendo uno de los medios de comunicación favoritos para los abogados, y basta con tocar y mantener pulsado cualquier adjunto recibido en un correo electrónico en su iPad para que aparezca una opción de abrir dicho adjunto con la app de PDF Expert.

abrir archivo adjunto en PDF Expert

Por otra parte, si prefiere utilizar los servicios de almacenamiento en la nube — y es consciente de lo que la nube implica — le encantará saber que PDF Expert viene integrado con los servicios de almacenamiento en la nube más populares, incluyendo Dropbox, Google Drive, Box.net y SugarSync.

Sincronizar app en la nube

Editar páginas de documentos PDF

PDF Expert también contiene funciones para gestionar las páginas de los documentos PDF, que no suelen ser opciones demasiado comunes en las apps de anotaciones. Estas funciones le permiten recolocar y borrar páginas de un documento PDF existente, mediante una sencilla interfaz de arrastrar y soltar. También es posible extraer una página existente de un documento, y exportarla como un nuevo documento independiente. La app también permite copiar páginas de un documento y pegarlas dentro de un documento distinto.

Todas estas funciones nos parecieron útiles para crear PDFs compuestos sólo de las secciones más relevantes de otros documentos más largos, lo cual resulta práctico cuando se necesita disponer de algunos textos concretos como referencia, o para compartir una sección concreta de un documento con su equipo, eliminando aquellas partes que distraigan o que no sean necesarias.

Editar páginas de un archivo PDF

Estas opciones de gestión de páginas también incluyen una función para añadir nuevas páginas. Pese a que PDF Expert ha sido diseñado para incorporar anotaciones en un documento existente — y no como un editor de textos — sí que permite escribir un nuevo documento o expandir un documento de texto existente. Para ello, se utilizaría la herramienta de anotación de texto con formato, escribiendo textos mayores de una forma similar a como se escribirían notas de texto, y añadiendo al documento tantas páginas como fuera necesario.

Una forma sencilla de trabajar en equipo

Una vez que incluya PDF Expert como parte de su rutina de trabajo se dará cuenta de cómo le facilita trabajar en equipo con sus compañeros. En general, esto es una consecuencia directa de cómo funcionan todas las apps de anotación de textos: incluir notas adicionales en un documento es una forma muy apropiada de compartir sus ideas con sus compañeros de trabajo, ya sea definiendo un plan de acción basado en el documento inicial, o proponiendo una versión revisada del contenido original.

Pero los archivos con anotaciones por sí solos no permitirían un eficiente trabajo en equipo si las funciones disponibles para compartirlos no funcionasen adecuadamente. Y por fortuna, PDF Expert permite exportar, compartir y sincronizar sus archivos anotados de forma intuitiva.

  • Si utiliza principalmente el mail para mantenerse al día en cuanto a sus compañeros de trabajo se refiere, puede utilizar la práctica opción de “Enviar por Email” directamente disponible en el menú principal.
  • También puede aprovechar los beneficios de la nube en cuanto a compartir información se refiere: puede activar la sincronización simultánea entre su servicio de almacenamiento en la nube y la app de PDF Expert en su iPad, para que los cambios que realice en un documento PDF queden inmediatamente guardados en la nube, y para poder cargar siempre las versiones más actualizadas de dichos documentos.
Enviar por email archivo acoplado

Resulta interesante mencionar que los archivos guardados pueden almacenarse como documentos editables (que sus compañeros también podrán modificar) o como copias acopladas no editables. Este último tipo de archivos puede ser especialmente útil, por ejemplo, cuando desee hacer llegar un archivo final a un cliente, y no desea que su cliente pueda alterar los contenidos originales del mismo. Por otra parte, resulta bastante sencillo llevar un registro de las anotaciones incluidas en sus archivos, puesto que es posible exportar un resumen de texto que incluya todas las anotaciones del archivo PDF.

Firme sus documentos con PDF Expert

En los tiempos que corren, los tribunales están empezando a utilizar archivos electrónicos para guardar documentos firmados digitalmente. En ellos, la versión digital de su firma es la que se guarda estampada en el archivo de ordenador, manteniendo toda su validez legal. PDF Expert viene con una útil característica que le permite firmar documentos PDF, haciendo que resulte sencillo guardar y compartir la versión firmada de su documento. Además, si dispone de contratos o acuerdos en formato PDF, también puede usar PDF Expert para incluir su firma, o para que su cliente pueda firmarlos por sí mismo directamente en su iPad.

Firmar PDF en iPad

PDF Expert le permite firmar en la pantalla de su iPad, y almacenar su propia firma para uso futuro. Un lápiz táctil haría que este procedimiento fuese más cómodo y preciso, pero en cualquier caso, también puede utilizar su dedo para firmar. Una vez que la firma se haya incluido en su documento, es posible re-escalarla y moverla para que tenga una colocación y una apariencia perfectas.

Trabajar con documentos que no sean PDFs usando PDF Expert

Las avanzadas capacidades de anotación de PDF Expert sólo funcionan dentro de documentos PDF. No obstante, la app es capaz de funcionar como un visor de documentos que soporta múltiples formatos, incluyendo documentos de Microsoft Word, archivos de texto, e incluso archivos de imagen. Merece la pena mencionar que PDF Expert puede ser complementado por otras apps — como PDF Converter — capaces de transformar cualquier documento a formato PDF, y por lo tanto, permitiendo anotar cualquier tipo de contenido, que podría entonces guardar como un archivo PDF con anotaciones.

abrir distintos formatos de archivo

Características adicionales que convierten a PDF Expert en una herramienta completa

formularios

PDF Expert permite también rellenar formularios PDF. Esto hace posible completar los campos de un formulario PDF y guardar el resultado como un documento editable o no editable (de modo que puede facilitar a sus clientes formularios completos finales que no puedan modificar sin querer).

Protegido con contraseña

Los documentos en los que esté trabajando en PDF Expert pueden ser también protegidos con contraseña, como una medida de seguridad adicional para mantener su trabajo confidencial a salvo de miradas indiscretas. No obstante, siempre recalcamos que no existe una forma cien por cien segura de proteger un contenido mediante contraseña, y que la mejor forma de mantener su información confidencial a salvo es no perder de vista su tableta pase lo que pase.

Presentación

PDF Expert también viene con funciones de presentación, que puede utilizar sin más que conectar su iPad a una pantalla externa mediante un cable VGA estándar. Hay varias opciones disponibles acerca de mostrar sus anotaciones a su audiencia o no mientras lleva a cabo su presentación.

Sin embargo, PDF Expert no es una app diseñada para presentaciones, y no es el tipo de app que recomendaríamos para un momento tan crítico como es la presentación en uno de sus juicios — haría mejor usando la app altamente específica y fiable de TrialPad en un caso como este, puesto que las apps de anotación de documentos no pueden competir con TrialPad a la hora de realizar presentaciones de documentos. Pero, en cualquier caso, y teniendo en cuenta la significante diferencia de precio entre TrialPad ($90) y PDF Expert ($10), las funciones de presentación de esta última app son un añadido útil, que aún puede utilizarse en presentaciones dentro de su propia oficina: para mostrar un documento con sus anotaciones, o para realizar una presentación mientras consulta sus propias notas.

Conclusiones acerca de PDF Expert

Disponer de una app de anotación de PDF como parte de su arsenal de herramientas software es algo casi esencial en un entorno de trabajo que depende cada vez más en archivos digitales y en alternativas al papel impreso. Pese a su coste de casi $10 USD, PDF Expert es definitivamente una aplicación profesional extremadamente completa y fácil de utilizar, cuyas funciones de anotación de PDFs, sincronización de archivos, firma digital de documentos, y presentación, le serán sin duda de utilidad en su rutina de trabajo diaria.

5 Cinco Recomendado

PDF Expert es una app de anotación fiable, completa y muy intuitiva que le resultará útil tener en su trabajo, puesto que puede mejorar la productividad en las oficinas crecientemente digitales que tenemos a día de hoy.

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