Cómo usar Gmail como su correo de emergencia – es gratis y es útil

Por Geri L. Dreiling, Abogada. Traducción de Enrique Serrano.

Gmail como cliente de email alternativo

Hace unas semanas, mi Outlook murió. Técnicamente, no murió, sólo que no se abría. Se detectaron errores en un archivo y tuve que ejecutar una herramienta de reparación de la bandeja de entrada. Por desgracia, no fue fácil encontrar esa herramienta de reparación.

Mientras tanto, aún tenía que responder a emails de trabajo. La dirección de email de mi empresa está registrada con Go Daddy, y podía entrar en mi cuenta vía Web mail para revisar mi correo. También podía descargar mis emails utilizando mi Samsung Galaxy SIII o mi iPad. Pero me estaba resultando muy complicado organizar los mensajes entrantes.

Entonces es cuando decidí utilizar Gmail como una solución temporal. Ya disponía de una cuenta de Gmail, pero nunca la había utilizado para el trabajo. Y no quería que mis clientes recibieran un correo desde una dirección de gmail.com. Pero Google ofrece una forma de solventar este problema. Los subscriptores de Gmail que tengan otras direcciones de email puden añadirlas a Gmail y enviar un email utilizando esa otra dirección externa.

Cuando envíe correo desde Gmail, sus clientes no lo notarán. En la línea donde aparece la dirección de origen, “from”, aparecerá la dirección de email de su trabajo. También podría aparecer una cabecera de “mailed by Gmail” (enviado desde Gmail) que se mostraría tras la dirección de email de su trabajo, pero no es algo intrusivo.

Cómo Añadir una Dirección de Email Externa a Gmail

Si busca la flexibilidad de utilizar una cuenta de Gmail para enviar correo, pero no quiere tener que responder a sus clientes utilizando una dirección de gmail.com, he aquí los pasos que debería seguir para añadir una dirección de email externa a Gmail:

  1. Abra las opciones de configuración de Gmail, “settings”.Configuración de Gmail
  2. Pulse en la solapa de cuentas e importar, “Accounts and Import”. Menú de cuentas e importar en Gmail
  3. Baje hasta las opciones de “enviar correo como”, “Send mail as” y elija añadir otra dirección de correo de su propiedad, “Add another email address you own.” Agregar otra cuenta de email
  4. Añada la dirección de email cuando se la solicite la ventana emergente y pulse siguiente. Agregar dirección de correo
  5. Puede elegir entre enviar sus email a través de Gmail, o a través del servidor SMTP de la dirección de email que esté añadiendo. Enviarlo directamente a través de Gmail es más sencillo. Seleccionar esa opción envió un email a la cuenta de mi despacho de abogados junto con un enlace de verificación. Accedí a ese correo desde el web mail de Go Daddy, y verifiqué el proceso pulsando el enlace recibido. Enviar correo desde Gmail
  6. Tras ello navegué de vuelta a la solapa de cuentas e importar, y elegí la opción que me permitiría responder automáticamente desde la dirección en que se envió el mensaje. Responder en Gmail desde la misma dirección

Acabé reparando mi Outlook (para saber más, puede leer el procedimiento aquí.) Sin embargo, no he vuelto a utilizar el programa de Microsoft. En lugar de eso, aún sigo utilizando Gmail como mi gestor de correo principal.

Cómo Organizar Emails en Gmail

Aún estoy experimentando acerca de cómo crear un sistema de organización dentro de Gmail que me resulte intuitivo, pero de momento, he aquí unos cuantos consejos rápidos:

  • Si un email requiere algo más que una respuesta rápida, entonces lo marco pulsando el icono de estrella, destacándolo y así evitando que ese correo se me traspapele. Destacar email con estrella
  • Utilizo las etiquetas de Gmail como en su momento utilizaba las carpetas de Outlook para organizar emails. Les adjunto una etiqueta a aquellos correos que contuvieran información que pudiera volver a necesitar mientras trabajase en un proyecto, y además los muevo fuera de la bandeja de entrada para reducir la carga visual. Incluso puede asignar diferentes colores a diferentes etiquetas para reconocerlas de un vistazo, sin más que pasar el cursor sobre el listado de etiquetas que se muestra en la columna del margen izquierdo de la página. Usar etiquetas como carpetasSeleccionar color de etiqueta de Gmail
  • Si le gusta utilizar atajos de teclado para ahorrar tiempo, pruebe a pulsar la tecla “?” en su teclado mientras la pantalla de Gmail esté seleccionada (pero el cursor esté fuera de cualquier campo de entrada de texto). La tarjeta de referencia de los atajos de teclado de Gmail aparecerá en pantalla. También puede echar un vistazo a la lista completa de atajos de teclado de Gmail en este enlace.
  • Utilice el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla para encontrar sus emails con rapidez. Esta función de búsqueda puede ser precisada utilizando etiquetas de búsqueda, e incluso tiene funciones para autocompletar el texto de su consulta de forma automática.

Cómo Filtrar Correos

Por último, puede crear filtros para acabar con el desorden de una bandeja de entrada saturada, sin más que seguir estos pasos:

  • Busque una dirección de correo utilizando el formulario superior (utilice el operador de búsqueda from: para obtener el correo que recibió enviado desde esa dirección, de la forma from:dirección@ejemplo.com).Buscar correo según from
  • Si obtiene los resultados de búsqueda que esperaba, pulse la flecha que apunta hacia abajo y que se encuentra en el borde derecho del cuadro de búsqueda para sacar las opciones de búsqueda avanzadas. Puede incluso precisar más esta búsqueda inicial utilizando estas opciones avanzadas de búsqueda.
  • En la esquina inferior derecha hay un enlace con el texto: “crear un filtro a partir de esta búsqueda” (“Create filter with this search”). Púlselo. Crear filtro de correo con búsqueda en Gmail
  • El siguiente recuadro que aparece es bastante intuitivo. Puede seleccionar las opciones de “Aplicar etiqueta” (“Apply the label”) para archivar el correo, así como la opción de “Nunca enviar a spam” (“Never send it to spam”) para evitar que un correo importante de sus contactos de confianza se perdiese por error. Tras ello, pulse “crear filtro” (“create filter”) y aplíquelo a todas las conversaciones previas que cumplan también con esos criterios de búsqueda. Aplicar filtro de Gmail
  • Una forma alternativa de crear filtros, que es además la única forma de editar o desactivar filtros existentes, consiste en seleccionar el icono de configuración en forma de tuerca de la esquina superior derecha y elegir Configuración > Filtros (Settings > Filters).

Si desea conocer todos los operadores de búsqueda avanzados que puede utilizar en Gmail para encontrar correos rápidamente, puede utilizar la completa referencia preparada por Google en esta tabla. Y Google también ha lanzado de forma reciente una beta de búsqueda en Gmail como prueba de las mejoras que pronto llegarán a la búsqueda de Gmail.

¿Ha utilizado Gmail en su trabajo? ¿Tiene algún consejo que le gustaría compartir? Si es así, estaremos encantados de oírlo. Háganoslo saber en los comentarios de más abajo.


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