Evite usar su buzón de voz y guarde un registro digital de todos sus mensajes

Por Geri L. Dreiling, Abogada. Traducción de Enrique Serrano

Transcripción voz a texto de TalkScribe

Para la mayor parte de los abogados, gestionar su buzón de voz es una tarea pesada que tienen que repetir a diario. Los despachos de abogados que utilizan archivos de documentos están cubiertos a menudo de mensajes garabateados en trozos de papel, o los archivadores acaban llenos de notas resumiendo o transcribiendo mensajes del buzón de voz. Guardar un registro en papel de toda comunicación llevada a cabo es una parte importante de llevar un seguimiento de la evolución de las conversaciones para lograr un acuerdo, documentar las llamadas telefónicas de un cliente o respuestas telefónicas, y crear una línea temporal de sucesos en cualquier asunto legal.

Siempre me ha parecido que comprobar el buzón de voz es una tarea molesta, y estoy segura de que no estoy sola. Escuchar palabras habladas es más lento que ojear un texto, muchos jueces se enfadan con los abogados que tienen su teléfono pegado a su oreja, y llevar a cabo una comprobación rápida del buzón de voz durante una vista judicial o reunión es algo que resulta complejo.

Sin embargo, existe una solución que permite a los abogados guardar los mensajes de su buzón de voz, extraer su contenido y evitar tener que escuchar el mensaje original: el servicio de transcripción de voz a texto.

Durante las últimas semanas he estado probando TalkScribe, un servicio ofrecido por la empresa de Tallahassee, en Florida, llamada Line1 Communications. Los transcriptores de TalkScribe rápidamente transforman mensajes del buzón de voz a texto. El mensaje de texto y la grabación de audio se envían a su dirección de email.

Esta semana, Lawyer Tech Review explica cómo puede incorporarse TalkScribe en una oficina digital, es decir, que funcione sin utilizar papel, y explica las ventajas y los inconvenientes de este servicio.

Cómo Funciona TalkScribe

Mensajes transcritos de voz a texto

Aprovechando esta prueba gratuita ofrecida por TalkScribe, trabajé con un representante para determinar cuál sería el mejor plan para mí. Dependo fundamentalmente de mi iPhone para todas mis llamadas de negocios, y todos mis mensajes de voz son dirigidos hacia él.

Se me proporcionó un número de teléfono de un buzón de voz de TalkScribe, que recibiría mis buzones de voz. También se me facilitaron instrucciones detalladas acerca de cómo configurar mi iPhone para que mis mensajes de voz fueran redirigidos al buzón de voz de TalkScribe. Esta configuración me permitía responder las llamadas en mi propio teléfono cuando estuviera disponible, y confiar en TalkScribe cuando me dejaran un mensaje de voz en mi teléfono.

Configurar el iPhone era bastante sencillo — un abogado con habilidades tecnológicas de nivel intermedio tardaría unos 10 o 15 minutos.

Una vez que se recibía un mensaje en el buzón de voz de TalkScribe, el mensaje era transcrito y enviado de vuelta por email, junto con la grabación del mensaje de voz original. En mis pruebas, el rango de tamaños de los archivos adjuntos estaría típicamente entre 20 KB y 100 KB. TalkScribe ofrece servicios de transcripción en tiempo real sólo en Inglés, pero la página web de la empresa apunta que en determinadas circunstancias la transcripción de Español, la transcripción de Español a Inglés y la transcripción de Inglés a Español también estarían disponibles. La empresa también apunta que está abierta a la inclusión de idiomas adicionales si tienen la demanda suficiente.

Ventajas de Usar TalkScribe

Hay muchas ventajas a la hora de utilizar los servicios de transcripción de TalkScribe.

Transcripción rápida: Los mensajes del buzón de voz que me dejaban en mi buzón de TalkScribe eran transcritos rápidamente durante mi prueba y se me enviaban de vuelta por email de inmediato. Se me dejó un breve mensaje a las 4:27 p.m. y me llegó como un email cuatro minutos después.

Evita el buzón de voz: Mientras probé TalkScribe, pude evitar tener que escuchar mi buzón de voz. Las transcripciones eran lo bastante precisas para descifrar quién me llamaba y por qué.

Una base de datos de emails en la que buscar: Recibir los mensajes del buzón de voz en un email me permitió crear una base de datos sobre la que podía ejecutar búsquedas utilizando las funciones de Outlook con los email recibidos.

Añadir mensajes digitales al archivo legal: TalkScribe es una gran herramienta para abogados que no usan papel en sus despachos. Tanto el mensaje de texto del email como la grabación de voz pueden guardarse fácilmente tanto en un disco duro como en una solución de almacenamiento de cloud computing. Si posteriormente surgiera una discusión acerca de un mensaje, el abogado dispondría no sólo de la transcripción sino también de la grabación original.

Inconvenientes de Usar TalkScribe

Como la mayor parte de servicios de transcripción, el principal problema son los nombres propios. Los nombres de gente y de empresas eran a veces un cierto desafío para los transcriptores, quienes los marcarían con símbolos de interrogación.

A pesar de este inconveniente, no me pareció difícil encontrar una solución a este problema. Puesto que el número de teléfono de la persona que llamaba también se incluía como parte del mensaje, en general podía identificar rápidamente a quien llamaba. En caso de no reconocer el número de teléfono, la transcripción estaría en general lo bastante cerca como para permitirme identificar a la persona que llamó. Aunque no necesité nunca escuchar la grabación de voz para extraer el contenido del mensaje, no sólo comprobé que el mensaje era efectivamente sencillo de reproducir, sino que además su calidad era muy buena.

Precio de TalkScribe

Comparar el plan de precios de TalkScribe con el ofrecido por YouMail, el cual analizamos en Febrero, no resulta sencillo.

De un Vistazo: Transcripción de Voz a Texto con TalkScribe

  • La entrega de la transcripción es rápida.
  • El usuario puede saltarse tener que escuchar su buzón de voz.
  • El programa permite al usuario crear una base de datos de emails sobre los que puede llevar a cabo búsquedas.
  • Guardar mensajes en una oficina digital, que no utilice papel, se vuelve algo sencillo.
  • La escritura precisa de nombres propios es a veces todo un reto para el transcriptor.

El servicio más barato de YouMail cuesta $4.99 al mes para los primeros 30 segundos de 20 mensajes. El plan más barato de TalkScribe son $10, pero cubre 40 mensajes. Sin embargo, cada unidad de mensaje se cuenta como incrementos de 30 segundos. Por lo tanto, un mensaje del buzón de voz que durase un minuto contaría como si fueran dos mensajes, dentro de este plan.

Además del paquete básico, TalkScribe ofrece cuatro paquetes adicionales que irían desde los $24 al mes hasta los $250 al mes. Cada paquete tiene también un precio para cada mensaje, utilizado en el caso de que se sobrepasase el número de unidades de mensaje incluidas con el plan.

En general, estoy contenta con el servicio. Empecé buscando una forma de evitar tener que escuchar mi buzón de voz y descubrí un sistema que me permitía buscar fácilmente entre mis mensajes del buzón de voz y que me permitía mantenerlos organizados en forma de email.

¿Ha utilizado alguna vez TalkScribe o algún otro servicio de transcripción de voz a texto? ¿Cuál fue su experiencia? Si este artículo le pareció útil, por favor, reenvíeselo a un colega.

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