Trucos avanzados de Outlook para crear listas de distribución, imprimir fragmentos de emails y compartir calendarios

Por Zach Bickel, Abogado. Traducción de Enrique Serrano.

Aunque las más modernas apps de smartphones y los últimos gadgets, como el iPad, pueden incrementar su productividad, los abogados también deberían analizar la tecnología de la que ya disponen para ver si hay funcionalidades que estén pasando por alto.

En el artículo de marzo “Microsoft Outlook en el despacho de abogados: 3 trucos avanzados de productividad,” el abogado de Kansas City Zach Bickel de The Robertson Group explicó como filtrar emails, automáticamente copiar los mensajes enviados, y mandar invitaciones a reuniones. Esta semana, Bickel comparte tres trucos más que le ayudarán a sacar el máximo provecho de Outlook.

Geri L. Dreiling, Abogada.

Cómo Crear Listas de Distribución en Outlook

Trucos Avanzados de Outlook parte 2

Los abogados no son robots siempre presentes en los juzgados. Tenemos vidas fuera del entorno de nuestras oficinas, de nuestros clientes y de los tribunales. A menudo los abogados son líderes cívicos en sus comunidades, o se involucran en una miríada de organizaciones profesionales y laicas. Los abogados necesitan comunicarse con muchos grupos de gente acerca de eventos importantes o reuniones, a menudo de una sóla vez enviando emails en masa. Añadir la dirección de email de una persona de forma individual a la lista de correo para enviar un email en masa puede ser un proceso tedioso y lento, y puede resultar también en que se envíen emails sin querer a destinatarios no deseados. Ahorre tiempo y esté siempre seguro acerca de los destinatarios a quien envía el correo creando listas de distribución. (Nota del editor: Esto puede hacerse en Outlook 2010, 2007 y 2003.)

Para crear una lista de distribución, elija File (archivo,) luego New (nuevo,) y luego Distribution List (lista de distribución) en el menú principal de Outlook. Alternativamente, también puede pulsar Control-Mayúsculas-L. Escriba el nombre deseado bajo Name. El nombre de la lista es lo que usará para dirigir mensajes a tal organización. En el caso de este ejemplo, llamaremos a la lista Missouri Bar Leadership Academy.

Crear lista de distribución en Outlook

Ahora añada nuevos miembros a su lista de distribución, utilizando los botones de Add New (añadir nuevo) y Select Members (seleccionar miembros.)

Lista de distrubición de Outlook

Haga clic en Save and Close (guardar y cerrar.) Cuando vaya a escribir un email, escriba en primer lugar las letras iniciales del nombre de su lista de distribución, y Outlook lo agregará de forma automática en el campo To: (para.) Escriba el contenido de su email y envíelo.

Cómo Imprimir Partes de Su Email Usando Outlook

Imprimir email en Outlook

Outlook imprimirá automáticamente un email entero cuando pulse el icono de Print (imprimir) en la barra de herramientas de Outlook. Esto puede resultar algo molesto cuando una cadena de emails ocupa 10 páginas, y no es una práctica ecológica en absoluto. Si dispone de Outlook 2010 o de Outlook 2003, puede solucionar este problema e imprimir sólo las partes relevantes de un email. (Nota del Editor: Los usuarios de Outlook 2007 que no descargaron el Service Pack 2 no podrán utilizar esta opción.)

Simplemente vaya a File (archivo) y luego a Print (imprimir,) o bien pulse Control-P. Aparecerá una ventana con opciones de impresión; en la caja marcada con Print (imprimir) en esa ventana, marque el botón de selección marcado como Page Range (rango de páginas.)

Escriba el rango de páginas que desee, pulse OK, y sólo sus páginas seleccionadas se imprimirán. Es muy útil para añadir lo que necesite, no lo que ya tiene, a sus archivos en papel.

Compartir su Calendario de Outlook

En virtualmente todos los despachos de abogados, ya sean grandes o pequeños, habrá al menos otra persona que necesite acceder a su calendario. Esto es una práctica importante para evitar fallos en la abogacía –si no viera su recordatorio en forma de ventana emergente acerca de su vista judicial de la 1 de la tarde, entonces alguna otra persona lo vería. Esto podría suponer una gran diferencia no sólo en el caso de su cliente sino también en las primas de su seguro de abogacía por negligencia profesional.

Si su despacho de abogados dispusiera de Microsoft Exchange, podría compartir su Calendario de Outlook sin tener que enviarlo por email o publicarlo online.

Para compartir calendarios con otros usuarios de Outlook que también estén utilizando Microsoft Exchange, pulse Calendar (calendario) en el lado izquierdo de la ventana. Pulse File (archivo) y luego Folder (carpeta,) y luego seleccione Share My Calendar (compartir mi calendario.)


Compartir calendario en Outlook

Aparecerá una nueva ventana. En la sección de To (para,) escriba el apellido de la persona con la que quisiera compartir su calendario. Repita este paso para añadir personas adicionales con las que compartirlo. Finalmente pulse OK.

Para pedir permiso para ver el calendario de la persona con la que esté compartiendo su propio calendario, marque la casilla etiquetada como Request Permission to View Recipient’s Calendar (solicitar permiso para ver el calendario del destinatario.) Una vez que lo esté compartiendo, podría querer añadir a su calendario un evento que fuera privado, que sólo usted pudiera ver. Para cambiar la privacidad, simplemente haga clic derecho en el evento del calendario y seleccione Private (privado) en la ventana. Verá que aparecerá un pequeño icono de candado en la sección del extremo derecho del evento del calendario, indicando que ese evento es sólo visible para usted, únicamente en su calendario.

Por supuesto, hay muchos más trucos para incrementar su productividad y para organizarse, que los abogados pueden usar en Outlook. ¿Tiene algún truco favorito? Háganoslo saber.

Para leer más acerca de software, análisis de tecnología, reseñas escritas por abogados, trucos de productividad y noticias de nuevos gadgets, suscríbase en su email o RSS. También puede seguir a Lawyer Tech Review en Español en Facebook y en Twitter.


También puede interesarle:

  1. Microsoft Outlook en el Despacho de Abogados: Tres Trucos Avanzados de Productividad
  2. Contact Capture Importa Direcciones de Documentos en Bases de Datos