Filtrar e-mails, copiar automáticamente los mensajes enviados y mandar invitaciones ahorran tiempo y crean un registro en papel virtual

Por Geri L. Dreiling, Abogada. Traducción de Enrique Serrano.

Microsoft Outlook 2010

Para los abogados, gestionar su email es esencial. Faltar a las citas, dejar sin mirar emails urgentes y ser incapaz de responder a las preguntas enviadas por email de un cliente puede ser más que vergonzoso; puede hacer que se le denuncie por negligencia profesional. Tener múltiples sistemas preparados es una buena idea – y Outlook puede ser una valiosa herramienta a ese respecto.

El verano pasado, el abogado de Kansas City J. Zachary Bickel presentó un programa acerca de Microsoft Outlook en la Conferencia para Autónomos y Pequeños Despachos del Colegio de Abogados. Lawyer Tech Review pidió a Bickel, un socio de The Robertson Law Group, que destacase tres características avanzadas de Outlook que ayuden a los abogados a organizar su trabajo y a llevar registro de la información.

1. Creación de reglas para email entrante y saliente

Los abogados trabajan con reglas todos los días. Outlook ofrece una forma de crear reglas para controlar la bandeja de entrada de una manera que es intuitiva para la mayor parte de los abogados: crear una carpeta separada para cada cliente o para cada caso. Cada email perteneciente a ese cliente o caso se enviará directamente a ese archivo. Así como cada papel relacionado con el caso acaba en un archivador físico, los emails encontrarán su lugar en la carpeta de email.

Bickel explica, “Tengo como poco 100, si no más, emails diarios. Organizarlos a mano sin cometer errores sería difícil y llevaría tiempo — y cuando tienes clientes que están justos de presupuesto, no puedes, y no debes, cobrarles este tiempo a ellos.”

Bickel cuenta los pasos para Microsoft Outlook 2010 (enlace afiliado,) pero también funcionan con Outlook 2007:

  • Vaya a su bandeja de correo de Outlook y haga click derecho en la subcarpeta Mailbox o bandeja de correo. (En Outlook 2007, click derecho en Inbox, bandeja de entrada.)
  • Seleccione Nueva Carpeta, escriba el identificador del cliente y pulse la tecla Enter.
Crear nueva carpeta en Outlook
  • Para crear una regla para filtrar emails en la carpeta recién creada, simplemente haga click derecho en un mensaje de un remitente cuyos mensajes quiera dirigir hacia dicha carpeta.
  • Seleccione Crear Regla (Create Rule) en el menú. Asegúrese de que la carpeta está marcada, y seleccione Mover el Elemento a la Carpeta (Move the Item to Folder.) Haga clic en Seleccionar Carpeta (Select Folder) y resalte la carpeta destino deseada. Para filtrar todos los mensajes existentes para que vayan a la nueva carpeta marque la opción de, “Ejecutar esta regla ahora en los mensajes que ya estén en la carpeta actual.”
Crear regla de filtrado en Outlook
  • Haga clic en Okay para aplicar, y la regla filtrará automáticamente los nuevos mensajes de ese remitente hacia la nueva carpeta.

2. Copiar automáticamente todo mensaje saliente

Para los abogados, un registro de documentos – ya sea físico o virtual – es vital. Cada email es importante, no sólo los email recibidos sino también los email enviados. Pueden surgir disputas acerca de los términos en que las partes involucradas llegaron a un acuerdo, o acerca de si los clientes recibieron respuestas a sus emails. Tener sus respuestas fácilmente accesibles puede terminar rápidamente cualquier controversia que se estuviera formando.

“Si utiliza auto-CC cuando se comunique con sus clientes, con la otra parte litigante o con su personal interno, tendrá un registro de lo que se dijo, a qué acuerdos se llegó y dónde aparecieron desacuerdos” apunta Bickel. “Unir la característica de auto-CC con el filtrado de emails utilizando una regla lleva a una organización y guardado de registros que no tienen precio.”

Para copiar automáticamente sus mensajes enviados:

  • En la barra de herramientas del menú, seleccione Tools (Herramientas) y vaya a Reglas y Alertas (Rules and Alerts.)
  • Haga clic en Nueva Regla (New Rule) y seleccione “Marcar mensajes tras enviar” (“Check messages after sending.”) Pulse en Siguiente.
  • Donde dice “Copiar todo el correo que envíe” (“Copy all mail you send,”) pulse Siguiente.
  • Si no tiene configurada una regla de filtrado, pulse Sí. Seleccione “CC del mensaje a la gente o a la lista de distribución” (“CC the message to people or distribution list”) bajo “Paso 1: Seleccione acción.”
  • Haga clic en “Gente o listas de distribución” (“People or distribution lists”) bajo “Paso 2: Editar la descripción de la regla.”
  • Haga doble clic en los contactos de su libreta de direcciones o escriba una dirección de email bajo “Para.” Separe múltiples direcciones con puntos y coma. Pulse OK. Pulse Siguiente. Y pulse Siguiente de uevo. Pulse Terminar. Y pulse OK.

3. Usar el Calendario de Outlook para enviar invitaciones a reuniones

Las fechas de presentación de casos, entrevistas con testigos expertos, reuniones con el cliente y conferencias para llegar a un acuerdo son sólo algunas de las citas a las que los abogados deben asistir. Olvidarse de una podría constituir una pérdida de tiempo — o un desastre.

“Faltar a citas importantes puede meterte en un problema rápidamente,” dice Bickel. “Usando la herramienta de invitaciones en el Calendario de Outlook, pueden reducirse las posibilidades de que se olvide de una cita.”

Para enviar invitaciones y hacer que se agreguen automáticamente a su calendario:

  • Seleccione la fecha para su evento en el calendario, en la parte superior derecha de la ventana. Haga doble clic en la fecha.
  • Seleccione y resalte la hora del evento en la fecha que aparece en la ventana derecha de su pantalla. Haga doble clic en esa hora.
  • Introduzca el asunto de la cita. Introducza una ubicación en la que tendrá lugar el evento. Introduzca la hora de inicio y de fin del evento. Tras introducir toda esta información en la sección superior derecha de esta ventana, pulse Invitar Asistentes (Invite Attendees.)
Cómo planificar una cita en Outlook
  • Introduzca las direcciones de email de los contactos a quienes desee invitar y cualquier otra información (hora, habitación en que tendrá lugar la reunión, direcciones, etc.). Pulse Enviar.
  • Cuando sus invitados acepten su evento, éste no sólo aparecerá y será planificado automáticamente en su propio calendario de Outlook, sino también en el de sus invitados.
Cómo invitar asistentes a evento de Outlook

Por supuesto, hay muchos más usos de Outlook que permiten a los abogados organizarse e incrementar su productividad. ¿Tiene algún truco de Outlook favorito? Cuéntenoslo.

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