Un servicio de almacenamiento de cloud computing proporciona almacenamiento, copia de seguridad y sincronización gratis o por una cuota mensual

Logotipo de Dropbox

Por Geri L. Dreiling, Abogada. Traducción de Enrique Serrano

Nota del Editor: Tras la aparición de este artículo, Dropbox revisó sus términos de servicio, y se presentó una demanda ante la Comisión Federal de Comercio contra Dropbox acerca de sus prácticas relacionadas con la seguridad de sus datos. Por favor, lea “Dropbox en el Banquillo de los Acusados.”

Para los abogados, poder acceder instantáneamente a archivos y documentos en cualquier lugar — en la oficina, durante una vista judicial, en la biblioteca, en casa, o incluso de vacaciones — es más una necesidad que un lujo.

Para conseguir esto, muchos abogados están usando soluciones "en la nube" de cloud computing. Un servicio de almacenamiento basado en cloud computing bastante popular que permite a los despachos de abogados y a los propios abogados sacar copias de seguridad, sincronizar e incluso permitir a sus clientes acceder a documentos es Dropbox, un servicio que se asemeja a un bolsillo mágico seguro para todos sus archivos.

Lawyer Tech Review preguntó recientemente a abogados que están utilizando Dropbox para descubrir qué hace este servicio atractivo para los profesionales del derecho.

Dropbox ofrece cuentas gratis.

Usar muestras y versiones de prueba son sólo un par de formas en que probamos antes de comprar. Con la tecnología, la forma de probar un servicio antes de invertir es experimentar con una versión gratuita — y Dropbox hace exactamente eso, proporcionando a los usuarios hasta 2 gigabytes de almacenamiento gratis.

Descargar Dropbox gratis

Cameron Dardis, un abogado autónomo de Portland, Oregón, que trabaja en las especialidades de derecho inmobiliario y de derecho penal, comenzó a utilizar Dropbox hace siete meses, empezando con la cuenta gratuita básica.

“Empecé con archivos personales,” explica Dardis. “Quería probarlo, entender cómo funcionaba y ver si podría utilizarlo para mi trabajo de abogado antes de apuntarme al servicio de pago.”

Dardis dice que descubrió que Dropbox era “fácil de usar e intuitivo.” Desde un punto de vista de gestión de la profesión, dice, Dropbox tenía sentido.

Para aquellos interesados en más que 2 gigabytes de almacenamiento, Dropbox ofrece una lista de precios: 500 gigabytes de almacenamiento por $9,99 al mes y $19,99 al més por 1.000 gigabytes.

Acceder a archivos desde cualquier lugar y sincronizarlos.

Muchos abogados que sigan ejerciendo aún recordarán lo que suponía llevar archivos físicos de un lado para otro. Cuando quería trabajar en un asunto desde casa, tenía que meter los papeles en el maletín, y llevarlo consigo. Posteriormente, los abogados comenzaron a guardar documentos en discos, o en pen drives o simplemente enviándose por e-mail los documentos a ellos mismos.

App de Dropbox para iPhone

Richard Russeth, vice presidente y director de asuntos legales en la empresa de Denver Leprino Foods, y escritor del blog The Last Generalist (el último generalista,) ha estado utilizando Dropbox durante cerca de ocho meses y dice que desearía haberlo conocido antes. Richard tiene dos cuentas, una para uso personal y otra para el trabajo. Su ayudante tiene acceso a la cuenta de trabajo. A Russeth le gusta este servicio de almacenamiento basado en cloud computing porque le permite hacer copia de seguridad de sus documentos y acceder a ellos.

Russeth apunta que “ahora puedo trabajar desde múltiples ordenadores — desde mi IBM en la oficina a mi Mac y mi iPad — y puedo trabajar desde cualquier lugar del mundo.” Russeth puede hacer todo esto sin tener que preocuparse por perder un pen drive, traspapelar un archivo o, gracias a la función de sincronización de Dropbox, seguir la pista de versiones actualizadas en varios ordenadores.

Favoritos en la app de Dropbox

El abogado de la Seguridad Social de Oregón Max Rae utiliza Dropbox como un backup para los sistemas de la base de datos de clientes y agenda de su despacho de abogados. “Tenemos varios equipos conectados en la oficina,” explica Rae. “En uno de esos equipos guardo los archivos en una carpeta de Dropbox, de manera que tenemos almacenamiento remoto de esta información crítica.”

Dropbox afirma que ofrece formas de cifrado de seguridad militar tanto para la transferencia de los archivos como para su almacenamiento. El acceso a dichos archivos requiere un nombre de usuario y contraseña, y los empleados de Dropbox no tienen acceso a los archivos de los usuarios.

Aunque Russeth evita poner documentos con información confidencial extremadamente sensible en ese almacenamiento en cloud computing, también apunta que tales documentos son muy escasos. Russeth considera Dropbox seguro —más que, según él, el correo electrónico.

Dardis está de acuerdo con él: “Los servidores y equipos que muchos abogados están utilizando actualmente en sus oficinas son menos seguros que lo que ofrece Dropbox.”

Compartir archivos con clientes usando Dropbox.

Dropbox ofrece a los usuarios la posibilidad de compartir archivos con clientes a través de un sistema que requiere invitación, o bien utilizando una carpeta de archivos públicos. Compartiendo con el sistema que requiere invitación, el abogado selecciona los clientes con los que quiere compartir una carpeta; esta información aparece en la cuenta de Dropbox del cliente.

Dropbox de un vistazo

  • Se ofrecen cuentas gratis para espacios de almacenamiento pequeños
  • Permite a los abogados acceder a archivos desde cualquier lugar, utilizando Mac, PC y dispositivos móviles
  • Los archivos pueden ser actualizados y sincronizados
  • Copia de seguridad y almacenamiento remotos
  • Pueden compartirse carpetas con los clientes mediante invitaciones

Otra característica separada es la carpeta de archivos públicos. Como su nombre implica, no se trata de una carpeta segura, aunque un cliente necesitaría el enlace para poder acceder a ella.

Dardis encuentra útil esta carpeta de archivos públicos, que le permite compartir listas y formularios creados por el Colegio de Abogados del Estado de Oregón, y que son ofrecidos al público a través de la página web del grupo. “Uso la carpeta de archivos públicos como un centro de documentos móvil,” dice Cardis.

Bien lo use para copia de seguridad, descarga de archivos o compartición de archivos, Russeth dice que encuentra Dropbox “extremadamente fácil de usar y práctico.”

Compartir carpetas con Dropbox

¿Ha usado Dropbox alguna vez? ¿Qué piensa de este servicio de almacenamiento basado en cloud computing? ¿Le recomendaría este servicio a otros abogados?

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