Utilice PDFs y su iPad con la app de iBooks para aligerar su carga al ir al tribunal

Por Geri L. Dreiling, Abogada. Traducción de Enrique Serrano.

Dejar las carpetas y usar el iPad

Solía ocurrir que, cuando el abogado de Indiana Hunter Reece iba al tribunal de quiebras o a una reunión con un síndico, cargaba con entre ocho a 10 archivos con él. No sólo era algo pesado y poco práctico buscar entre pilas de papel, sino que tenía que asegurarse de que las carpetas no se traspapelasen.

Sin embargo, hace alrededor de unos dos años, cuando Reece se compró un iPad, todo ello cambió.

Reece reemplazó la pila de archivos por un único dispositivo electrónico. En lugar de tener que revolver entre todos esos papeles para encontrar el alegato oportuno, sólo tenía que bajar haciendo scroll en una pantalla.

En el artículo de esta semana en Lawyer Tech Review, Reece – un abogado de zonas rurales que se ocupa de diversos asuntos, incluyendo bancarrota, derecho familiar, derecho financiero y leyes municipales – explica cómo fue capaz de dejar de hacer malabarismos con cartón y papel gracias a utilizar su iPad de primera generación con acceso a redes inalámbricas.

Convertir alegatos a PDFs y tomar control del email

Convertir documento a PDF

Cuando Reece compró su iPad, optó por la versión inalámbrica, descartando la versión del iPad con 3G – ya tenía acceso a Internet con 3G en su iPhone, pensó Reese, con lo que no quiso doblar el coste del los servicios de datos para sus dispositivos.

Su propósito original era cargar documentos en el iPad de manera que no tendría que cargar más con carpetas archivadoras marrones, pero llevar a cabo esta idea no estuvo exento de problemas.

“En los primeros días, como un usuario novato de iPad, me resultaba frustrante encontrar una forma de cargar documentos en el iPad. No había mucha información o recursos útiles disponibles y, como al hombre típico, realmente no me gusta leer instrucciones,” confiesa Reece.

Pero pronto desarrolló un proceso bastante directo para mover documentos de un lado para otro: simplemente, se los envió por email a sí mismo.

Tras el escaneo de sus documentos a PDF llevado a cabo por el personal de su despacho, le enviaban dichos documentos. Reece descargaba su email en el iPad, abría el PDF y lo almacenaba en iBooks, una app gratuita para iPad. Una vez que un documento había sido archivado, podía borrar el email. (Enlace afiliado pulsable.)

Usar iBooks para crear una estantería de archivos de clientes en su iPad

Biblioteca de PDF en la app de iBooks

En iBooks, los PDFs aparecen en una estantería – pero, en lugar de libros, Reece llenó su estantería con archivos de clientes. De esta manera podría cargar cada “libro” con los alegatos del caso, e incluso buscar en ellos como lo haría en el índice de contenidos de un libro.

Cuando fue al tribunal, Reece dejó el archivador en su despacho, y se llevó consigo el iPad. Pudo consultar los documentos que necesitaba. En determinadas ocasiones, le enseñó al abogado de la parte contraria o al juez un documento, pasándole el iPad.

Reece dice, “La única ocasión en que trabajar ‘sin papel’ se vuelve un problema es cuando surje algo que el tribunal querría registrar como una prueba que no había sido considerada con anterioridad. Puedes mostrarle la pantalla a un abogado o a un síndico, pero no puedes pasarles una hoja de papel.”

Sin embargo, según Reece, este inconveniente se presenta raramente. En general él ya conoce de antemano que documentos impresos debería llevar consigo cuando va al tribunal. En el futuro próximo, la función AirPrint de Apple podría permitirle resolver el problema por completo.

Transición a almacenamiento en la nube

Almacenar documentos en la nube

Tras asistir al ABA Techshow en marzo, Reece se interesó en dejar de enviarse documentos por email, para interesarse en su lugar por una solución basada en la nube (cloud storage.) Decidió hacer una prueba: cargar los materiales de un seminario, para una reciente reunión del Instituto Americano de Bancarrota en Nueva York, en Dropbox.

La noche antes de la conferencia, cuenta Reece, mientras estaba en su hotel, “abrí Dropbox en mi iPad y vi que los materiales estaban ahí.”

No obstante, al día siguiente, en la conferencia, se encontró con un problema. No había acceso inalámbrico, y no había añadido los PDFs a iBooks. Sin acceso a Internet, no pudo acceder a sus archivos. Fue una prueba importante para Reece: En lugar de llegar al tribunal y darse cuenta de que no podría acceder a sus documentos, se dio cuenta de esto durante una conferencia.

La reacción en cadena de usar el iPad reduce la necesidad de archivar papel en costosos metros cuadrados

Utilizar el iPad como archivo de documentos

La compra de un iPad para ayudar a Reece a dejar de llevar archivos de un lado para otro desencadenó una transformación en su oficina. Una vez que se volvió evidente lo fácil que era convertir alegatos en PDFs, Reece y su empresa se dieron cuenta de que convertir los archivos de sus casos cerrados a PDFs podría ahorrarles espacio y dinero.

Reece explica que antes de comprar el iPad, la habitación utilizada como archivo en su despacho de abogados estaba a punto de reventar. El personal se había quedado sin espacio para los archivos en los armarios y los documentos comenzaban a apilarse en el suelo.

Su empresa no era en modo alguno una excepción. “Conozco una empresa que tiene 80 o 90 años de antigüedad,” dice Reece, “y dedican un piso entero al almacenamiento de archivos.”

Reece y su socio optaron por comenzar a convertir archivos de casos cerrados a formato electrónico. Aunque conservan los documentos importantes – los así llamados documentos de tinta azul que necesitan firmas originals – en copias impresas, han sido capaces de librarse del resto de documentos tras escanearlos a formato PDF, utilizando una máquina fotocopiadora que también funciona como escáner. Para llevar a cabo dicha tarea han contratado a estudiantes que vienen tras acabar el colegio, y durante el verano.

“Pasamos de tener un almacén completamente lleno y desbordándose a uno que está ahora un 40 por ciento vacío,” explica Reece, indicando que el proyecto de escanear los documentos aún no ha concluido.

En su momento, dice Reece, su empresa probablemente utilice almacenamiento de archivos en la nube para los documentos de sus clientes.

Desde que compró el iPad, Reece ha encontrado diversas otras formas en que la tableta puede ser utilizada para incrementar la productividad. Veremos más consejos de Reece durante las próximas semanas.

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