Pero, ¿ahorra tiempo? Un abogado nos cuenta su experiencia usando Contact Capture con Outlook

Por Geri L. Dreiling, Abogada. Traducción de Enrique Serrano.

Guardar contactos con Contact Capture

Además de sus compromisos en los juzgados y de los plazos de entrega para presentar casos, la información de contacto desempeña un papel importante en el trabajo de un abogado ocupado. Disponer de direcciones precisas y actualizadas, números de teléfono y direcciones de e-mail de clientes y de abogados es esencial para un despacho de abogados que funcione bien.

Para Tim McCurdy, un abogado de San Luis especializado en derecho familiar y en derecho del consumidor, añadir nuevos contactos a su libreta de direcciones normalmente implicaba copiar información de contacto en un documento de Word o informe, y luego pegarlo en Outlook, campo a campo. Le parecía un proceso tedioso, que consumía mucho tiempo. Cuando descubrió Contact Capture esperó que sus días de copiar y pegar hubieran terminado.

Contact Capture es un producto de la empresa de Wisconsin Broadlook Technologies. Se trata de una forma rápida de extraer información de contacto de e-mails, sitios web y documentos electrónicos incluyendo documentos Word y PDF, y de exportarlos a diversas aplicaciones de bases de datos como Outlook, Excel, vCard, CSV, archivos de texto, ACT y muchos otros. El usuario primero debe seleccionar la dirección, o varias direcciones. Tras marcarla, pulsando la tecla control y luego pulsando la tecla ”c“ dos veces, se exportan los datos.

Contact Capture ofrece una prueba gratis de un año, dando a los subscriptores acceso por email al equipo de asistencia técnica.

McCurdy decidió probar Contact Capture utilizando la prueba gratuita. Pero dejó de usar el programa tras cuatro o cinco meses. Pero, ¿por qué?

Cuando funcionaba, funcionaba magníficamente. Pero calcula que el 50 por ciento de las veces que usó Contact Capture, parte de la información que intentaba importar no se guardaba en su libreta de direcciones de Outlook.

Pérdida de Información tras Exportar

McCurdy usó Contact Capture con Outlook 2007 y Outlook 2010. Cuando recibía un informe legal, seleccionaba el bloque de la firma contenida en el informe para añadir nuevos contactos: un paso simple y claro.

De un vistazo: Contact Capture Importa Información de Direcciones en una Base de Datos

  • Importa direcciones de contacto contenidas en emails, websites y documentos electrónicos en varias aplicaciones de bases de datos, incluyendo Outlook y ACT.
  • El proceso es sencillo, y requiere pocos pasos.
  • Cuando el proceso funciona, es perfecto.
  • El abogado entrevistado para este artículo tuvo problemas con pérdida de información y no pudo resolver su problema incluso tras consultar con atención al cliente.

Tras ello, aparecía un formulario de Contact Capture mostrando los elementos que se exportan, y dónde aparecerían. En este punto del proceso, toda la información que quería exportar aparecería en el formulario.

Pero cuando importaba la información en su base de datos, el proceso no siempre era perfecto. A veces toda la información aparecía en su libreta de direcciones, mientras que otras veces había partes que faltaban.

Inicialmente, McCurdy se temía que estuviera cometiendo un error – incluso cuando estaba siguiendo la misma secuencia de pasos en las importaciones que tenían éxito y en las que fallaban.

”Contacté con el servicio de atención al cliente para averiguar si estaba haciendo algo mal o si había un fallo técnico,“ dice McCurdy. Pero fue incapaz de solucionar el problema. Y se dio cuenta de que volvía a copiar pegar desde su documento de Word a Outlook durante la mitad del tiempo — el mismo paso que intentaba evitar.

Como resultado, canceló su subscripción gratuita. Añade, ”Creo que es una gran idea y, más adelante, no descartaría usarla de nuevo, si el problema se soluciona.“

Contact Capture Responde

La versión gratuita de Contact Capture viene con tutoriales online, una página de práctica de ejemplo, y asistencia vía e-mail. El servicio de asistencia telefónica online, que podría haber sido útil para resolver tal incidencia, sólo está disponible para la versión de pago cuya licencia requiere un pago único de $295.

Cuando contactamos con Broadlook Technologies para hablar acerca de Contact Capture, se ofrecieron a crear un programa especial para los lectores de Lawyer Tech Review que quisieran probar la versión gratuita de Contact Capture. Siga este enlace para apuntarse y descargar Contact Capture de forma gratuita. Si tiene cualquier tipo de problema técnico y envía un e-mail al equipo de asistencia técnica, sabrán que es un lector de LTR.

¿Ha utilizado Contact Capture? ¿Cómo fue su experiencia? Nos gustaría saberlo. Y si prueba la versión gratuita después de leer este artículo, manténganos informados y háganos saber qué tal va.

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