Una forma digital de resaltar texto y tomar notas que enviar por email o guardar en Dropbox

Por Geri L. Dreiling, Abogada. Traducción de Enrique Serrano

Cómo usar iAnnotate en iPad

En la facultad de derecho gasté muchos subrayadores. Cuando me preparaba para las clases, leía el caso en mi libro de texto y dejaba tras de mí una página pintada de amarillo con notas garabateadas al margen utilizando tinta azul.

A día de hoy, aún sigo leyendo casos, especialmente veredictos. Pero en lugar de un libro de texto, o de una versión en papel, leo los casos en mi iPad. Aún sigo subrayando texto, sólo que lo destaco virtualmente utilizando la app de iAnnotate que se vende por $9.99 en iTunes. (Enlace afiliado) Cuando termino, tengo la flexibilidad de guardar el documento en Dropbox que también lo integra en mi lista de tareas de Nozbe, o simplemente lo envío por email y lo guardo en Evernote a través de Outlook.

Esta semana, Lawyer Tech Review explica cómo cargar casos y otros documentos en su app de iAnnotate, cómo tomar notas, y cómo guardar la información.

1. Descargar documentos de casos de Internet

iAnnotate puede resultar un tanto intimidante la primera vez que lo abre en su iPad. La app viene con muchas funcionalidades y todas esas opciones pueden parecer abrumadoras. En este artículo, nos centraremos únicamente en acceder a documentos con casos sobre los que realizar anotaciones.

En este ejemplo, elegí un caso del día 13 de Septiembre, sentenciado por el Tribunal de Apelaciones de Misuri del Distrito Oeste. El caso está disponible tanto a través de Google Scholar como del sitio web de la Judicatura de Misuri.

Abra la app de iAnnotate en su iPad y seleccione el icono de Cargar (Fetch) en la esquina superior izquierda. Aparecerá un menú desplegable. Elija Web Download (Descargar Web) y la app abrirá una página de Internet.

Cargar página web en iAnnotate

2. Navegue al caso en Internet y descárguelo en iAnnotate

Ahora puede navegar a cualquier página web de su elección en iAnnotate. Para este ejemplo, me dirigí a la página de Google Scholar, busqué Nokes v. HMS Host, et al., encontré el caso y lo abrí. De nuevo, elegí el icono de Enviar en la esquina superior izquierda.

Enviar documento a PDF en iAnnotate

Elegí la opción Save Page as PDF (guardar página como PDF). Una nota pulsable apareció en la esquina inferior derecha con el texto: Read scholar_case.

Guardar PDF en iAnnotate

De ahí se me redirigió hacia iAnnotate donde pude empezar a utilizar las herramientas para subrayar y tomar notas de manera que pudiera escribir y guardar anotaciones en el documento con la información del caso.

Herramientas de anotación en iAnnotate

También puedo seguir los mismos pasos y cargar un documento con un caso en iAnnotate desde la página web de la Judicatura de Misuri. La diferencia es que cuando cargo el PDF aparece esta pantalla:

Cargar PDF en iAnnotate

Pulse el botón con la flecha roja para leer el veredicto, lo que le dirigirá de nuevo a iAnnotate donde podrá empezar a usar las barras de herramientas – incluyendo las opciones de resaltar textos y de añadir comentarios.

Funciones de resaltar y comentar de iAnnotate

3. Guardar el documento del caso con anotaciones en Dropbox o iBooks, o enviarlo por email

Una vez que haya revisado el caso y escrito en el documento tantas anotaciones como desease, iAnnotate le ofrecerá diversas opciones que pueden resultar útiles para los abogados. Además de poder guardar el documento en una app utilizando iAnnotate o iBooks, los abogados también pueden guardar sus notas o el caso completo en Dropbox, o enviarlo a través del email.

Seleccione el icono de Enviar en la esquina superior izquierda y elija la opción que prefiera para guardar su documento.

Abrir documento en iAnnotate

También puede elegir la opción de Open In (Abrir En) que le llevará a una pantalla donde se le pedirá que elija un formato de archivo.

Elegir formato de archivo en iAnnotate

Una vez que haya elegido un formato de archivo, iAnnotate le permitirá seleccionar la app con la que le gustaría guardar su documento en su iPad, dependiendo de las apps que tenga configuradas. Como puede ver en la siguiente captura de pantalla, tengo cuatro opciones basadas en las apps que tengo en mi iPad: iBooks, Dropbox, DocsToGo e iZip.

Guardar archivo en Dropbox desde iAnnotate

Como habíamos apuntado previamente, algunos abogados prefieren evitar Dropbox al preocuparse por su seguridad. Sin embargo, otros abogados no tienen problema con dicho servicio, o lo utilizan cuando un determinado proyecto no conlleva ningún riesgo de seguridad. (Consulte Dropbox en el Banquillo de los Acusados para más información.)

Una de las ventajas de usar Dropbox is es que se integra con Nozbe, una app de productividad y de listas de tareas. Cuando guardo el caso dentro de mi carpeta de Dropbox, sé que también podré acceder a mis anotaciones desde Nozbe. (Consulte Análisis de la App de Nozbe: una App de Productividad para Cumplir con la Planificación.) Además, cuando me envío un archivo a Outlook por email, también puedo añadirlo a mi Evernote. También tengo Evernote integrado con mi cuenta de Nozbe. (Consulte App de Evernote: Una Alternativa a Imprimir Información.)

Tengo múltiples formas de acceder a mis anotaciones cuando estoy trabajando en proyectos. Para mí, una de las principales ventajas es que no tengo que buscar en toda la pila de documentos o en toda la carpeta cuando quiero encontrar un documento en concreto. Tengo los documentos siempre al alcance de la mano, con diversas formas de acceder a ellos – y sin ni siquiera tener que imprimir una sola hoja de papel.

iAnnotate permite muchos usos distintos

Igual que no hay sólo una forma de presentar un caso, hay más de una forma correcta de usar iAnnotate. Éste es sólo uno de los enfoques que tiene sentido para mí cuando reviso documentos como parte de una investigación.

Y usted, ¿cómo usa iAnnotate? Si tiene algún consejo acerca de cómo incrementar la productividad en su trabajo como abogado, utilizando iAnnotate en su iPad, estaremos encantados de que lo comparta con nosotros.

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