iAnnotate reduce el tiempo de corrección y DocuSign permite utilizar firmas electrónicas

Por Geri L. Dreiling, Abogada. Traducción de Enrique Serrano.

Análisis de iAnnotate

En un despacho de abogados, la tarea de revisar y corregir textos no sólo es pesada, sino que también reduce la productividad. Tradicionalmente los abogados dictan y los ayudantes lo transcriben y devuelven un documento para que lo revise el abogado.

Una variante de lo anterior consiste en que los socios del bufete redactan un borrador y se lo envían a sus compañeros para que lo revisen. Los documentos que tienen que ser revisados se dejan en la mesa del socio en cuestión, donde a menudo quedan sobre una pila siempre creciente de documentos, esperando a que el abogado esté presente en la oficina, sin tener que asistir a reuniones, centrado en el papeleo. El abogado marca anotaciones en el documento, se devuelve al socio o al ayudante correspondiente, y llegado el momento, vuelve a la mesa del abogado para otra ronda de revisiones.

documento de DocuSign en iPad

No es extraño que hagan falta días o incluso una semana hasta que el documento esté listo para poder ser enviado. Aunque software como Dragon Naturally Speaking o la versión legal de Dragon Naturally Speaking pueden reducir dramáticamente el tiempo necesario para que un documento sea creado, el uso de software de reconocimiento de voz no evita la revisión final que la mayor parte de abogados insisten en llevar a cabo antes de que el documento salga de la oficina.

Así que aunque no pueden automatizar la revisión final, algunos abogados están utilizando iAnnotate en sus iPads para reducir drásticamente el tiempo necesario para este proceso de revisión y corrección. En nuestra serie de artículos que examinan cómo un abogado que ejerce en zonas rurales de Indiana usa la tecnología para agilizar su trabajo, Lawyer Tech Review habla con Hunter Reece acerca de este enfoque que, según dice, le funciona bien.

Anotar PDFs con iAnnotate

iAnnotate usado para revisar texto

iAnnotate permite a un usuario abrir documentos PDF, leerlos y anotarlos. (Enlace afiliado pulsable.) Dicha app, desarrollada por Aji LLC y con un precio de venta de $9,99, permite al usuario resaltar, subrayar, escribir notas de texto, añadir marcadores, dibujar e incluso sellar un documento. Una vez que ha sido anotado, puede transmitir un PDF a través de diversas vías, incluyendo email, una solución de cloud computing como Dropbox, iTunes sync o Safari.

Usando iAnnotate, Reece ha podido reducir el tiempo que lleva revisar documentos – así como la cantidad de papel que usa en el proceso. Cuando un documento está listo para ser revisado, se lo envían por email en lugar de ser impreso en una hoja de papel. (Reece está también experimentando con Dropbox y otras soluciones de cloud computing como alternativa al email.)

gestión de documentos en iAnnotate

Cuando hay una pausa durante un juicio, dice Reece, o “cuando se llega a un punto que resulta lento en una conferencia, abro el documento en mi iPad y llevo a cabo cambios, utilizando iAnnotate.”

Cuando acaba, envía el documento de vuelta a su personal, quienes rápidamente llevan a cabo los cambios y correcciones solicitados, y le devuelven el documento para una revisión final.

Completar el Documento con una Firma Electrónica

firma de documentos en iAnnotate

Otro avance en la forma en que Reece lleva a cabo su trabajo es el uso de firmas electrónicas.

app de DocuSign para iPad

DocuSign permite a los usuarios enviar, firmar, rastrear y almacenar documentos. La empresa ofrece un período de prueba gratuita de 14 días en su edición de escritorio; los paquetes mensuales empiezan a $19,99 al mes. DocuSign tiene apps móviles para que sean usadas con iPad, iPhone, BlackBerry, Android y Windows Mobile. (Enlace afiliado pulsable.) Dicha app es gratuita pero tiene que ser utilizada con una cuenta ya existente de DocuSign.

Reece explica, “Empecé con DocuSign para poner una firma en un documento, así que ahora cada vez que apruebo una carta en mi iPad puedo añadir la firma electrónica y enviarla.”

¿Ha utilizado alguna vez iAnnotate o DocuSign en su trabajo? Si así fuera, ¿le parecieron estas funcionalidades útiles? ¿Hay alternativas que recomendaría?

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