Una app de iPad para escribir borradores, editar y revisar documentos de Word, Excel y PowerPoint

Por Geri L. Dreiling, Abogada. Traducción de Enrique Serrano

Documents To Go para iPad

Para la mayor parte de los abogados, escribir – y el proceso de editar y de revisar textos que viene con ello – es un elemento esencial de su trabajo. Para sacar el máximo partido de un iPad, muchos abogados quieren ser capaces de escribir, editar y revisar documentos de Word desde dicho dispositivo.

Esta semana, Lawyer Tech Review echa un vistazo a Documents to Go, una app de iPad que permite a los usuarios editar documentos de Word, Excel y PowerPoint. La app viene en una versión básica por $9,99 o una versión premium por $16,99. (Enlaces afiliados) Inicialmente, me instalé la versión básica, pero tuve que acabar expandiéndola a la versión premium para poder ver, editar y sincronizar archivos con mis aplicaciones de almacenamiento “en la nube”.

Tras usar Documents to Go durante un par de meses, incluyendo durante vuelos internacionales o mientras estaba sentada en las gradas durante un partido de béisbol, he aquí algunos de mis consejos, sugerencias y observaciones.

Ajustando la configuración de la app

Para acceder a mis documentos, abrí las opciones de configuración (settings) y elegí mi tipo de cuenta desde un menú en que aparecían Dropbox, Box.net, SugarSync, Google Docs e iDisk.

sincronizar en iPad via Dropbox

Como ya comentábamos en el artículo “Dropbox en el Banquillo de los Acusados,” algunos abogados evitan utilizar este tipo de servicios, o tienen cuidado de no guardar ahí documentos extremadamente sensibles.

Acceder a documentos existentes desde la app

He configurado mi Documents to Go para que se sincronice con Dropbox. Para cargar un documento de Dropbox dentro de la app de DocsToGo, seleccioné el icono de nube etiquetado como online en la parte de abajo de la página.

sincronizar documentos en iPad

Aceptar las revisiones y llevar a cabo cambios

Creé un documento de muestra en mi ordenador portátil, lo edité utilizando las opciones de Word de control de versiones para guardar registro de los cambios, y lo guardé en Dropbox. Cuando descargué el documento desde Documents To Go, he aquí lo que apareció en la pantalla de mi iPad:

control de versiones en documentos de iPad

Como puede ver, las funciones de control de versiones marcan los cambios en rojo. Sin embargo, no se puede simplemente aceptar o rechazar los cambios. Con el fin de aceptar los cambios tuve que borrar a mano las palabras eliminadas que aparecían como tachadas, escribiendo las nuevas.

Cuando terminé, guardé el trabajo. Como puede ver, los nuevos cambios, que hasta ahora habían aparecido marcados en rojo, ya no estaban visibles en Documents to Go.

documentos de iPad sin cambios

Dichos cambios tampoco son visibles en la app de Dropbox de mi iPad.

Dropbox app sin control de cambios

No obstante, cuando abro Dropbox en mi ordenador de sobremesa y descargo el archivo editado, los cambios seguidos por el control de versions de Word aparecen ahora como visibles.

soporte de revisiones en iPad

Por lo tanto, un abogado que decida editar documentos utilizando un iPad tiene que ser extremadamente cuidadoso. Que no pueda ver los cambios llevados a cabo directamente desde su iPad no quiere decir que no serán visibles desde otros dispositivos.

Crear un nuevo documento

También puede crear un nuevo documento utilizando la app de Documents to Go. Seleccione el icono de local en la parte inferior de la pantalla y luego pulse el icono +doc en la esquina inferior derecha.

crear nuevo documento en iPad

Aparecerá una pantalla que le permitirá elegir el tipo de documento que desee.

Tipos de documentos en DocsToGo

De aquí en adelante, puede crear un documento y posteriormente guardarlo en la app, enviarlo por email o abrirlo en diferentes apps, dependiendo las apps que tenga instaladas en su iPad.

Documents To Go guardar archivos

Para mí, Documents to Go es una app muy útil. En mi estilo de vida de “correr-y-esperar”, me suelo topar con ratos de inactividad inesperados – perfectos para iniciar el borrador de un documento o para revisar la última tanda de cambios de un proyecto. Con Documents to Go, puedo sacar el máximo partido de esos momentos, y posteriormente guardar el documento o enviarlo por email a otro miembro del proyecto para comentarlo o seguir trabajando en ello.

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